Qué es el PMS de un hotel

Con la digitalización de los negocios, los hoteles también se han visto en la necesidad de automatizar su gestión y servicios. Esto se realiza por medio de lo que se conoce como un PMS o software informático de organización hotelera. Pero ¿qué es el PMS de un hotel realmente? En este artículo vamos a explicarte cómo funciona un PMS (Property Management System) y para qué sirve.

Definición de PMS de un hotel

El concepto hospitality relacionado con la mejora de las relaciones entre hotel y huésped ha traído consigo la implantación de tecnologías que faciliten el acceso a los servicios de una empresa hotelera.  En esto consiste precisamente el PMS de un hotel.

Estamos ante un sistema operativo de gestión o un software específico para automatizar las funciones y servicios de un hotel. Gracias al PMS la relación entre clientes y hotel se simplifica mucho.

Para qué sirve un PMS (Property Management System)

A fin de conocer más a fondo las funcionalidades de este sistema de gestión hotelera es importante que analicemos los diferentes aspectos que se pueden controlar y automatizar por medio de un PMS.

Estos son los más destacados:

  1. Gestión de reservas: a través de un PMS se pueden establecer reservas en base a un perfil creado por cada cliente o grupos de clientes. Este sistema es capaz de generar reservas nuevas, gestionar cancelaciones, listas de espera, bloqueo de habitaciones, etc. Se acabaron los errores relacionados con la disponibilidad de espacios dentro de un hotel gracias al sistema de gestión o PMS.
  2. Base de datos completa: las fichas de los clientes son registradas de una manera mucho más mejorada. De esta manera, se le permite al hotel tener una base de datos de todos sus clientes mucho más optimizada y segura. Los perfiles generados por un PMS no solo contienen los datos básicos de cada huésped, sino también otro tipo de información muy útil, como los detalles de sus estancias, para la personalización de los servicios.
  3. Control del estado de las habitaciones: este sistema es capaz de automatizar el estado actual de cada una de las estancias. Es decir, el hotel puede saber si una habitación está ya desocupada, limpia o bloqueada. Todo, ella de forma automática y digitalizada.
  4. Servicio de caja: el control económico de un hotel nunca estuvo tan fácilmente gestionado. El PMS de un hotel se encarga de controlar los pagos que están aún pendientes, los cargos extra a una habitación en concreto, la antigüedad de las cuentas, así como la permisión de diferentes métodos de pago según las preferencias de cada cliente (tarjeta de crédito, efectivo, cheque, etc). Por otro lado, este sistema operativo de gestión es capaz de generar avisos relacionados con las cuentas pendientes por abonar.
  5. Internacionalización de los servicios: los hoteles tienen una batalla ganada a los diferentes tipos de divisas e idiomas gracias al uso de un PMS. Las tarifas y pagos se traducen automáticamente a las distintas clases de moneda según el país de origen de los clientes. Asimismo, los idiomas de cada cliente se pueden establecer de manera automática en la parte correspondiente a su perfil de huésped.
  6. Otros servicio: el PMS de un hotel también permite el control y desarrollo de otros servicios relacionados con el concepto de hospitality, tales como: bloqueo de llave, gestión de servicios de Internet, TV y teléfono, mini bar, programación de actividades y establecimiento del servicio despertador, etc.

Ventajas del PMS de un hotel

En un mundo tan globalizado como el nuestro las empresas han de invertir su tiempo y esfuerzos en destacar por encima de su competencia más directa. Uno de los puntos a favor del uso de un Property Management System es precisamente éste. Por otro lado, existen otro tipo de beneficios que se desprenden de la gestión hotelera por medio de un PMS y que ninguna empresa del sector debería ignorar:

  • La optimización de servicios: un hotel que muestra su preocupación por mejorar la ejecución de sus servicios es una empresa que es vista por sus clientes como todo un referente del sector. Facilitar a los huéspedes el acceso a las diferentes áreas del hotel hace su experiencia como cliente mucho más satisfactoria. Esto se convierte en toda una ventaja competitiva frente a aquellas empresas que aún no han realizado su transformación digital.
  • Minimización de problemas: al contar con un software de gestión como éste los problemas pueden ser incluso gestionados antes de que sucedan. El control de los imprevistos es todo un punto a favor para aquellas empresas que desean hacer de la experiencia en sus hoteles todo un valor añadido a sus servicios.
  • Diferenciación profesional: no hay nada como destacar entre la multitud. Conseguir ser considerado como un hotel diferente dentro de este amplio sector es todo un reto que puede llegar a alcanzarse por medio del PMS de un hotel.
  • Accesibilidad a la nube: las nuevas tecnologías vienen con un acceso a la Cloud que no se puede ignorar. Esta facilidad para el almacenamiento y disponibilidad de la información en cualquier parte garantiza el control de todas las operaciones que se producen en un hotel, incluso, sin estar presente en él.
  • Mejora la toma de decisiones: al disponer de una actividad constantemente actualizada la empresa puede tomar decisiones in situ siguiendo los datos que se desprenden del PMS de su hotel.
  • Satisfacción de los clientes: cuando un servicio es completo no se demora y cumple con lo prometido se establece una relación entre cliente y hotel bastante duradera y fuerte. Esto ocurre con la mejora de la experiencia de los huéspedes, la cual puede gestionarse también por medio del PMS de un hotel.

En definitiva, este sistema operativo de gestión es sumamente importante para los hoteles modernos de hoy en día. No importa su tamaño ni volumen de clientes. Lo que realmente cuenta es que seas una empresa hotelera lo suficientemente comprometida con tu trabajo como para dar lo mejor de ti a todos tus clientes.

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